6．把握当下，确定你能立即去做的任务

试想一下：

 

现在是你制定好任务列表后的第一个早上。

你神清气爽地走到了办公室里，坐在了自己的位置上。新的一天开始了！你打开公文包，拿出精心准备好的日清单，自豪地将它摆在桌子的正中间，心想：“我的安排简直是天衣无缝！”

可是，就在这时，你突然发现自己的办公桌上根本不止“日清单”一张纸：各种各样的文件就静静地躺在那里等着你处理，早上秘书拿来的信件堆成了厚厚的一摞，重要的项目这几天也没有什么突破性的进展……

 

这时候你要怎么办？

是彻底地放弃自己好不容易制定好的清单，再次陷入任务的汪洋大海中吗？这样做当然不行。

其实，正确答案很简单：不要思前想后，把握当下，马上开始工作！

●用“立即原则”，马上开始工作

“立即原则”最大的好处就在于：哪怕在最初的半小时里，你只完成了任务列表中原本仅需要几分钟就可以解决的小事，那也不要紧，因为在短时间内完成第一件任务的成就感足以使你重燃斗志。

可以看得出来，“立即原则”在解决刚刚使用时间表来解决混乱问题时是十分有效的，不过，它的用处却不仅仅局限于此：一旦我们养成了这种良好的习惯，这一原则就会给我们的日常生活带来不少益处：

 

◆若我们接手一项工作后马上着手对其进行审视，并做出或是委派、或是亲自来做的处理，这项任务被滞留下来的可能性就会大大减少。因为高效能人士对自己负责的工作领域往往是十分熟悉的，相应的处理方法与解决方案也早已刻印在脑子里。既然如此，何不将无谓的反复斟酌省去，为自己争取到更多的时间呢？

◆对处于管理职位的高效能人士而言，很多问题都是不能拖延的，组织上层的拖延往往会导致基层的混乱，而且多半任务都有这样的特点：拖延时间越长，由此衍生的问题就会越多，解决总体问题的难度也会不断地增大，这就无形之中增加了高效能人士、下属甚至是整个团队的工作量。因此，我们要有意识地培养这种习惯，一遇到问题就立即开始寻找相应的解决办法。

 

遵循立即原则，高效能人士自然不会忘记或者遗漏任何一项任务，更能在统筹全局的基础上，掌握更加清晰的团队工作脉络，因为一旦一项整体性的任务得以完成，我们便可以放心地将它从自己的日程表中彻底删除。

立即得到处理的任务不会再占用你的办公桌，更不会再消耗你的脑力。将这些思维障碍都清除了以后，你便可以更加轻松地将精力都集中在重要的事情上。

●以三分钟为基准，判断任务是否可以“立即完成”

值得注意的是，“立即原则”并不是要求你毫无选择地蛮干，这一原则仅适用于那些最简单的、一目了然的任务，也就是你可以在三分钟内判断其去向或做法的任务。

你或许会认为：“三分钟太短了，根本什么事情都办不了！”其实不然，三分钟的时间里，你可以做完很多工作，比如打一通电话，上网查询一个数据，整理好自己的文件夹。

值得高效能人士特别注意的是“做完”两个字：这种琐碎的事情，一定要一次性完成。举个反面例子来说：

 

若你在写重要报告的时候，突然想起要查询一下某位重要客户的身份信息，于是，将报告放在一边去公司资料库里查询。那么，待你查完地址以后，最可能发生的事情是，你已经忘记了之前写作的头绪，又要从头再看、再思考一遍。这种缺乏条理性的做法会浪费你大量的时间，使你在不知不觉间失去了对时间的掌控。

●在无法立即处理的情况下，估算任务需要的具体时间

如何在无法立即处理的情况下，应对其他的任务呢？在这种情况下，我们就需要估算该任务所需要的具体时间了。

仅仅列举出一天中的任务、活动内容并不足以做到更好地管理时间，在此之后，我们还需要根据自身往日经验，进一步估算出每一项任务安排所需要的具体时间。很多高效能人士在面对时间估算这一步时，往往会过高地估计自己的办事效率，将太多的事情安排在一天的时间里，最终导致计划搁置。

此外，还有一种更常见的可能性，即，你在工作实施的过程中发现，完成每一件事情都需要很长的时间，于是，不得不将大段宝贵的时间分配出去。其实，我们完全没有必要这么浪费时间。

人有拖延时间的行动倾向，若不加以具体限制，很多事情可能会拖延一辈子。因此，在执行这一步骤时，你应注意时间限制的现实性，可以一小时完成的事情，绝不定在两小时。更重要的是，一旦定好了计划，你就必须严格地要求自己，遵守已定的时间限制。

这种定时定量的计划往往可以为工作提供更加明确的目的性，使我们可以更有效地抵御外界的干扰。

●预留出弹性空间

现在，你已经开始严格地按照自己的计划工作了，但是，你的顶头上司突然派给了你一份重要的、只能你去做的工作——如果你不是公司的最高管理者，那么这种事情很有可能会发生在你的头上——现在，你必须先去做这件重要的事情。如此一来，计划完全被打乱了。

这是否证明了你的计划是有缺陷的？的确，一份切实可行的计划中的任务应该满足两个选项：

 

◆它包括了那些你想做的事情；

◆那些你想做的事情中，是你可以真正切实完成的事情。

 

你肯定知道“多米诺效应”：成百上千的多米诺骨牌紧密地排成一列，只要其中有一块不慎倒下，后面便会发生连锁反应，导致所有的骨牌一块接一块地倒下。

同样，若你将一天中的日程排得过满的话，每一件事情之间没有足够的弹性空间，那么它们便会变得如一列列密密麻麻的多米诺骨牌一样危险：一旦有突发事件出现，其后所有安排都会受到牵连。而就高效能人士的工作经验来看，突发事件出现的概率是非常高的。

因此，你一定要在制订计划时，为自己预留出足够的弹性空间，以防万一。预留的办法也很简单：将已知的活动与安排计划在50%的时间以内，剩余的50%时间预留出来，用于处理可能会发生的突发事件。

在搞清楚弹性空间的必要性以后，你便可以在制定第二天的任务清单时，更好地运用时间管理的新原则了。依据这些原则，你在次日会发现，你能够更快更好地进入工作状态，展开一天的工作内容。