1.2 企业建账认知

1.2.1 何为企业建账

用友U8安装完成之后，只是在计算机中安装了一套可以用来管理企业业务的程序，其中没有任何数据。无论企业原来是用手工记账，还是使用其他软件进行财务核算，都需要把既有的数据建立或转移到新系统中。

在用友U8系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称为建账。其本质是在数据库管理系统中为企业创建一个新的数据库，用于存储和管理企业的各种业务数据。

1.2.2 谁负责企业建账

对中小企业来说，企业信息化后，需设置专人或专岗负责以下工作：

① 按照企业的岗位分工要求在U8中设置系统操作员，并分配其对应权限；

② 按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账；

③ 随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、排除运行故障；

④ 保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵入；

⑤ 定期进行数据备份，保障数据安全、完整。

这个岗位我们称为系统管理员。企业有条件的可设置专人担任系统管理员，条件不具备的可由现有岗位人员兼任此岗。

系统管理员工作性质偏技术，他不能参与企业实际业务处理工作。

1.2.3 在哪里进行企业建账

在用友U8中有一个特殊的模块——系统管理。如同盖高楼大厦预先要打地基一样，系统管理对整个U8系统的公共任务进行统一管理，U8其他任何模块的独立运行都必须以此为基础。

系统管理模块安装在企业的数据服务器上，其具体功能包括以下几个方面。

1. 账套管理

账套是一组相互关联的数据。每一个独立核算的企业都有一套完整的账簿体系，把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。每一个企业也可以为其每一个独立核算的下级单位建立一个核算账套。换句话讲，在用友U8中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，且各账套数据之间相互独立、互不影响，系统最多允许建立999个企业账套。

账套管理功能一般包括建立账套、修改账套、删除账套、引入/输出账套等。

2. 账套库管理

账套是账套库的上一级，账套库和账套是两个不同的概念。账套是由一个或多个账套库组成的。一个账套对应一个经营实体或核算单位，账套中的某个账套库对应这个经营实体的某年度区间内的业务数据。中诚通信建立“123账套”并于2015年启用，然后在2016年年初建立2016的账套库，则“123中诚通信”账套中有两个账套库即“123中诚通信2015年”和“123中诚通信2016年”；如果连续使用也可以不建新库，直接录入2016年数据，则“123中诚通信”账套中就只有一个账套库即“123中诚通信2015～2016年”。

设置账套和账套库两层结构的好处是：第一，便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年度区间的数据管理结构调整等；第二，方便数据备份输出和引入；第三，减少数据的负担，提高应用效率。

账套库管理包括账套库的建立、引入、输出、账套库初始化和清空账套库数据。

3. 权限管理

为保证系统及数据的安全，系统管理提供了权限管理功能。通过限定用户的权限，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对U8系统所包含的各个模块的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。

用户及权限管理包括设置角色、设置用户及为用户分配功能权限。

4. 系统安全管理

对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是非常重要的，U8系统管理中提供了3种安全保障机制。第一，在系统管理界面，可以监控整个系统运行情况、随时清除系统运行过程中的异常任务和单据锁定；第二，可以设置备份计划让系统自动进行数据备份，当然在账套管理和账套库管理中可以随时进行人工备份；第三，可以管理上机日志，上机日志对系统所有操作都进行了详细记录，为快速定位问题及原因提供了线索。

1.2.4 如何进行企业建账

为了引导大家快速掌握企业建账的工作流程，我们把企业建账过程总结为“五部曲”，如图1-2所示。