3.成功和失败的公司都开会

职场中人，都参加过形形色色的会议。据《开会的革命》一书所讲：普通职员一生中用以开会的时间在9000小时以上，中层管理者每周大约有35%的时间用来开会，高层管理者可能超过50%；从财务数据来讲，每家公司直接花在会议上的费用占行政预算的7%~15%，这还不包括以会议为名义的其他开销。花费了如此多精力和财力的会议，却很少有能真正达到预期效果的，有的甚至会招致参会人员的抱怨。

某公司办公室给各部门发了通知，要求大家去会议室开会，还特别强调了一句：“各部门员工必须全员到会，否则一律按旷工处理。”为什么要强调这么一句呢？因为往常各部门员工一听到“开会”二字，都是想方设法能躲就躲，能逃就逃。会议在大家的心目中已经变成了浪费时间、折磨心灵的代名词。

何以如此呢？原来，这家公司每次开会不外乎两种情况：

要么是总经理一个人口若悬河、滔滔不绝地讲上一两个小时，大家或鸦雀无声、冷漠以对，或该干什么干什么。两个小时以后，员工们常常不知总经理这次会议所言何事。会后大家也没有讨论，会议结束马上一哄而散。

要么就是几个主要领导轮流讲话、互相讨论，其他人只能当旁听者，除了玩手机、上厕所和私下聊天外，实在无事可干。

参加这样的会议，大家往往是走也不是，留也不是，只能默默祈祷会议快点结束，好赶紧回办公室干自己的活儿。

自从强调“必须全员到会，否则一律按旷工处理”以后，虽然员工们都不敢擅自找借口不去开会，但心中的不满却越积越多。

没有一个公司是不开会的。从表面上看，成功公司和失败公司开会的形式基本上大同小异，流程也基本相同，但如果仔细比较，二者还是有区别的。

企业不可不知的开会技巧

成功公司和失败公司在开会上有什么本质区别呢？我们先来看看开会时应注意的几个重点。

第一，开会之前，会议组织者应该先告诉与会者会议的主题是什么，资料要在会前发，让大家有个准备。很多时候是开会的人都进入会场了，才知道要开什么会，而且资料往往也是在会上才发。这导致开会的人事前没有任何准备，你在会上给他们发资料，他们可能会一直埋头看资料，没有人专心听你讲话了。

第二，避免开会的时候大家都不太吭声。如果什么事情都是总经理讲，就失去了沟通和交流的意义。所以我们应该事先指定几个发言的人，通过他们带动讨论。他们最好是对会议主题比较熟悉的，在他们的踊跃发言中，会议氛围慢慢就活跃起来了。

第三，开会的时候要集中话题，避免主题模糊、涣散。应该把话题拆分成几个板块，碰到什么板块讲什么话题，否则，很容易模糊焦点，离题千里。

第四，与会者不要太多，不要动不动就把大家统统叫过来。与会议有关系的人可以参加，无关的人最多只能旁听。其实，无关的人听着也没有意思，何必参加呢？

第五，要把握开会时间。如果其中一个发言者超过了规定时间却还没有讲完，就应该暂停，让下一个人先讲，没有讲完话的人到最后会议还有剩余时间的情况下再把话讲完。否则，要么会议会无限制地拖延下去，要么会导致有的人想要沟通却没有时间，而有的人却讲了一大堆无关紧要的话。

有一次公司开会，我把闹钟带进了会议室，跟所有参会人员说：“各位，我今天带了闹钟来，11点半准时散会。”结果会开到11点半，闹钟响了起来，议程却只完成了一半。我说：“闹钟响了，我们散会。”这时有人说：“会还没有开完呢。”我说：“我不是告诉你们11点半散会吗？各位主管，会明天再开。散会！”

第二天，我又把闹钟带进会议室：“各位，今天我们继续开，11点半散会。”结果，会议在11点28分就结束了。

第六，会议结束后，一定要解决两个问题：一是，今天的会议有没有结果，有没有提出解决问题的方法，如果没有，这次会就白开了；二是，今天的会议所交代的事情最后由谁负责，没有人负责，这次会也白开了。

总之，开会最重要的就是明确会议的目的：让大家坐在一起协调和处理公司的问题。如果会议在程序、发言、资料、监督和方法上最终没有形成一个结果，会议就失去了沟通的意义。

会议既然是为了沟通，就应该是双向的：既有传达，又有反馈；上面的人要讲，底下的人也要讲。如果底下的人只是在听，就不叫作沟通，而叫作政令宣达，那何必要开会呢？只要把内容在网上或公告栏上公布就可以了。

会场设计要采用双U字形

在这里，我想讲一下我对于会场设计的想法（见图2–1）。

这个会场设计是双U字形的，里层和外层的区别在于：里层就座的是必须参加人员，外层就座的是随意参加人员。必须参加人员一定要发言，不能只是坐在那里听；随意参加人员可以只听不讲话，也可以举手发言。随意参加人员到会与否都没有关系，但必须参加人员一定要到会。

引言人是会议中最重要的角色，通常就是经理，由他跟大家交流。

引言人的后面通常是副总，也就是会议主席，他负责维持秩序、控制发言时间。打个比方，如果每个议事流程限时为半小时，那么四个流程就是两小时，一旦某个流程的时间到了，会议主席就应该提示引言人暂停，宣布下一个议程开始。

总经理坐在引言人和会议主席的旁边，是会议的观察员。总经理为什么坐在旁边呢？

第一，他的话不必太多。

第二，他的话不是先讲的。

第三，总经理最重要的事是听大家的意见，给自己的决策找依据，所以要不断地做笔记。在会议议程中，总经理是做总结的，当会议议程在指定的时间完结以后，总经理要做总结发言。

综上所述，失败的公司往往把会议当作一种形式，当作领导发挥权力的地方，当作发表政令的场所，当作一个没有秩序、随便讲话的工具；而成功的公司不会没有目的地开会，开会发言一定有顺序、有节制，开完会一定会有人监督，开会一定会有结果，也一定不是看总经理一个人表演。这中间有很大的区别：一种是会沟通，一种是不会沟通。