PART 2 预约会面函电 Appointment Letter
Unit 1 邀请客户会面 Inviting Business Appointment
对于已经有一定联系的客户，要及时邀请对方进行看厂和会面，通过实际的参观和交谈巩固双方的关系。
常用词汇 Vocabulary
1.overview n.概观；总结
【双语例句】
This page gives an overview about the company.
这一页将向客户介绍公司的大致情况。
【用法解析】
“overview”和“review”的词根“view”都是“用眼审视”，不同点在于前缀“over-”是“从头到尾”，而前缀“re-”则表示“重新”。所以，“overview”是指“总的看法，全面见解”，而“review”是指“回顾，简单评述”。
2.mutual adj.共同的；相互的
【双语例句】
It will be to our mutual advantage to work closely.
密切合作将使我们在交易中互利互惠。
【用法解析】
“mutual”通常用在正式文体或技术术语中。常用短语有“mutual benefit（共同利益）”“mutual friend（共同伙伴）”“mutual concern（共同关心）”和“mutual understanding（相互了解）”等。
3.delegate n.代表 v.委派；授权
【双语例句】
You can't do all the jobs yourself，you can delegate a task to your subordinate.
你不能包揽所有的工作，你可以把任务委派给下属。
【用法解析】
“delegate”的意思是“代表他人”，指受托被派去办理某事，尤指受团体或组织委托去参加会议。引申义为把某事托付给某人去办理。
基本词汇 Basic Words
invite [ɪnˈvaɪt] v.邀请 opportunity [ˌɑːpərˈtuːnəti] n.机会
ability [əˈbɪləti] n.能力 suitable [ˈsuːtəbl] adj.合适的
designate [ˈdezɪɡneɪt] v.指定；选定 positive [ˈpɑːzətɪv] adj.积极的
情景实例 Scene Example
1.邀请参观工厂
在广交会上，有客户对广东贸易有限公司的产品很感兴趣，因此一天的展会结束后，外贸业务员立即发函给该客户，并询问对方是否方便来看厂，以增加双方合作的可能性。
英
It was great to meet you at the Canton Fair today，and we'd like to thank you for your interest in our products.
We would like to invite you to visit our company in No.12，Xingang East Road.This would be a good opportunity for you to get an overview of our ability，as well as to meet Li Yi to discuss our further cooperation.
In terms of possible dates，we were hoping that we could arrange something at June 4.Please let me know whether this would be available for you or not.I do hope your schedule will allow you to accept our invitation.I am look forward to your positive reply.
中
很高兴今天在广交会上见到你，并感谢你对我们公司的产品感兴趣。
我们想邀请你到新港东路12号参观我们的公司。这将是一个很好的机会，让你了解我们公司的能力，以及会见李宜，讨论我们进一步的合作。
关于日期，我们希望安排在6月4日，请告诉我是否方便。希望你的日程安排能让你接受我们的邀请。我期待你的肯定答复。
2.邀请私人会面
广东贸易有限公司外贸业务员李宜在纽约出差，借此机会，公司销售主管给纽约真实公司负责人布朗发去邀约，询问他是否有时间与李宜会面。
英
I am the Sales Director of Guangzhou Trading Co.，Ltd.，and I met you at the Canton Fair last month.A representative of our sales team，Li Yi，will be in New York between April 5 and April 20 and would like to meet you on any of those days for 2 hours from 9 a.m.to 12 p.m.
He has done research on your company and believes that he has a mutually beneficial business proposition.He would like to discuss with you.
Would it be convenient for you，or someone you designate，to meet Li Yi on one of these days？ I will call you in a few days to discuss any details or questions you may have and arrange an alternative time if required.
We look forward to receiving a positive reply from you.
中
我是广州贸易有限公司的销售总监，上个月在广交会上我们见过。4月5日至4月20日，我们销售团队的代表李宜将在纽约，如果可能的话，我们想在这段时间内任意一天的上午9点到下午12点间与你谈论两个小时。
他对贵公司做了调查，他有一个互利的业务计划想和你讨论。
你这几天去见李宜或其他指定的人，方便吗？我会在几天内给你打电话，回答你想了解的任意细节或问题。如果需要的话，安排别的时间。
我们期待收到你的肯定答复。
Unit 2 确定时间地点 Determining the Time and Place
如果受邀人能够出席会面，那么可以回复确认时间、地点。而邀请方在会面之前，也要提前3天再次确定时间、地点，以保证会面顺利。
常用词汇 Vocabulary
1.reconfirm v.再确认
【双语例句】
Could you reconfirm the shipping date for me？
您能替我再确定一下运送日期吗？
2.alternative adj.二择一；供选择的 n.二择一；供替代的选择
【双语例句】
I had no alternative but to accept the offer.
我除了接受该项提议之外，别无选择。
【用法解析】
“alternative”作“选择”含义解时，强调必须从两个或多个选择中选择一个。相关短语有“find an alternative（找到可供选择的办法）”“other alternatives（其他办法）”和“practicable alternatives（可行的选择）”等。
基本词汇 Basic Words
appointment [əˈpɔɪntmənt] n.约会 date [deɪt] n.日期
arrange [əˈreɪndʒ] v.安排 participate [pɑːrˈɪsɪpeɪt] v.参加
March [mɑːrtʃ] n.三月 Monday [ˈmʌndeɪ] n.星期一
情景实例 Scene Example
1.受邀方确认会面
纽约真实公司的负责人布朗收到与李宜会面的邀约后，回信表示同意，并确定了会面的时间、地点。
英
Thank you for your letter on April 1.I am glad to participate the appointment that you have arranged with me，I will be at my office on April5 to meet Li Yi at 10 a.m.
If there is any problem concerning about the date，please do not hesitate to contact me through my telephone.And my phone number is ××××.I look forward to seeing you in this meeting.
中
感谢你4月1日的来信。我很高兴接受你方安排的此次会面，我将于4月5日上午10点在办公室会见李宜。
关于上述日期，如果有任何问题，请不要犹豫，打电话联系我，我的电话号码是××××。我期待这次会面。
2.邀请方确认会面
某公司邀请客户参加会议，在会议正式开始前3天，该公司再次向受邀方发函确认时间、地点及是否能够到场。
英
I am writing to reconfirm our meeting schedule.
As agreed，we will meet at the office in the Bond street at 9：30 a.m.on Monday 20 March.I have scheduled the meeting for the whole day.If for any reason you are unable to attend，please phone me so that we can make alternative arrangements.Please let me know if you would like to arrange accommodation by us.
I look forward with great pleasure to our meeting.
中
我写信是想再次确认我们的会议日程。
根据约定，我们将于3月20日星期一上午9：30在邦德街的办公室会面，我已经安排了全天的会议。如果你不能出席，请打电话给予通知，以便我们另行安排。如果你希望我们代为安排酒店住宿，请告知。
谨在此预祝会谈成功。
Unit 3 取消会面 Cancelling a Meeting
如果因为某些原因不得不取消会面，在得知消息后即刻发送邮件通知对方是比较礼貌的行为。
常用词汇 Vocabulary
1.cancellation n.取消；撤销；废除
【双语例句】
The cancellation of the plan puts him in a bad mood.
取消计划使他很不开心。
【用法解析】
可以用于指代被取消的事物，例如，“We have a cancellation in the stalls.（我们有一张正厅前座的退票）”。
2.adjustment n.调整；调节
【双语例句】
I've made a few adjustments to the seating plan.
我对座次表做了小小的调整。
【用法解析】
作“调整”解时，短语为“adjustments in the exchange rates（汇率的调整）”。还可以作“调解”，如“the adjustment of conflicts（冲突的调解）”。
基本词汇 Basic Words
inform [ɪnˈfɔːrm] v.知会；通知 partnership [ˈpɑːrtnərʃɪp] n.伙伴关系
anticipation [ænˌtɪsɪˈpeɪʃn] n.预料 project [prəˈdʒekt] n.项目；方案
basis [ˈbeɪsɪs] n.原因 schedule [ˈskedʒuːl] n.工作计划
情景实例 Scene Example
广东贸易有限公司外贸业务员李宜遇到紧急事宜，不得不取消与纽约真实公司负责人布朗的会面。得知情况后，公司的销售经理立即发函给布朗说明情况。
英
With apology，I am writing this to inform you about the cancellation of the meeting that was fixed on April 5.
Within this meeting，the partnership and some business projects were to be discussed.But unfortunately，Mr.Li Yi has to leave New York suddenly foranother important meeting.This is why he has cancelled the meeting on an emergency basis.
The meeting will be rescheduled sometime next month after the arrival of Mr.Li Yi.We will contact you to discuss an available date for you.Sorry again for the inconvenience.
Your kind understanding is much anticipated.We hope that you will make the required adjustments.Thanks for your cooperation in anticipation.
中
抱歉，我写此信是为了通知你取消4月5日的会面。
此次会面将讨论合作关系和一些商业项目。遗憾的是，李宜先生不得不突然离开纽约参加另一个重要会议。这就是他为什么紧急取消会面的原因。
会面将安排到下个月的某个时间，在李宜先生回到纽约之后。我们联系你看能否再安排一个方便的日期。我们对此次造成的不便再次表示歉意。
你的体贴关怀令人期待。我们希望你们能做出必要的调整。感谢你的支持。